Se o objectivo fôr escrever o trabalho enumerando como foram encarados por diferentes autores um ou mais assuntos, então o ficheiro a criar será formado por fichas temáticas. Mas, se quisermos organizar a apresentação de um modo diferente, por exemplo, por meio da descrição das posições de um autor sobre vários assuntos, então realizaremos fichas de autor, e faremos uma ou mais fichas sobre cada assunto tratado pelo autor estudado.

O formato pode ser um qualquer, mas o A5 como base parece-me o melhor; não é grande nem é muito pequeno, e é um formato fácil de encontrar. Há os cadernos e os blocos de apontamentos, e quando só temos folhas A4 à mão é fácil de criar - é só dividir ao meio, não é verdade ! O papel em que se escreve não deve ser muito leve, sendo que o mínimo deve ser o de 80 gr/m², para  não se estragar ou rasgar facilmente, e permitir a utilização dos mais diversos meios de escrita - esferográficas, canetas de tinta permanente, marcadores, lápis -, sem borrar.

O exemplo mostrado, que é uma ficha de citações não é obrigatório, mas as fichas devem incluir sempre 4 zonas, que neste exemplo estão separadas por linhas

1. zona de citação bibliográfica básica,
2. zona que remete para o plano de trabalho,
3. zona de transcrição, que é a área maior,
4. zona de notas, ou melhor, área onde eventualmente podem ser escritas notas .

Reparem que as notas estão colocadas na parte de cima e do lado direito da ficha, porque são as zonas mais visíveis quando necessitar-mos de as folhear.

O método normal de fichar um livro, ou um artigo que se está a ler, ou que se leu, passa normalmente por 5 passos:

1. Indicações bibliográficas precisas, bastante mais completas do que as da ficha bibliográfica, descrevendo claramente o livro - se tem ilustrações, índice, o número de páginas, tamanho, a edição, se se souber de outras, etc.;
2. informações sobre o autor, quando não é muito conhecido;
3. resumo do livro, que pode ser breve ou longo;
4. citações extensas, sempre entre «aspas», dos trechos que se pensa vir a citar, com indicação precisa e clara da, ou das, páginas;
5. comentários pessoais, entre [ parênteses rectos ], para não haver qualquer possibilidade de confusão com as citações;

Fichas temáticas

	Exemplo de uma ficha temática

Há quem lhes chame «fichas ideográficas». São fichas que se destinam a servirem de apontamentos pessoais, transcrição de passagens e de anotação de ideias próprias que surgem provocadas pela leitura.

Caracterizam-se por terem um ASSUNTO como CABEÇALHO, que é criado de acordo com o plano de estudo, ou de acordo com uma lista de assuntos pré-existente, como seja a CDU - Classificação Decimal Universal.

Servem para serem agrupadas por temas, e podermos assim saber facilmente o que lemos sobre um determinado assunto. O conjunto das fichas temáticas cria um ficheiros de ideias que pode ser organizado das maneiras mais variadas.

Assim, numa tese sobre a História do Exército, podemos ter fichas sobre o Corpo de oficiais, a Artilharia, a Engenharia, os Hospitais, o material médico, a legislação; mas também poderemos querer organizar as fichas de uma maneira cronológica, e organizá-lo por períodos, para nos apercebermos da evolução diacrónica da instituição militar, dos períodos de maior ou menor actividade legislativa, etc., etc. Por isso é bom tentar dar uma data à ficha temática.

Nestas fichas, é preciso, aqui mais do que nunca, ter cuidado em notar bem o que é citação (entre aspas " ") do que é escrito por nós ( parênteses rectos [ ]).